Ab Februar 2025 sind Unternehmen in Deutschland und Österreich angehalten, ihre Mitarbeiter:innen ausreichend zum Umgang mit künstlicher Intelligenz zu schulen. In diesem Blog haben wir Ihnen Anhaltspunkte zur Projektdurchführung bereitgestellt, die auf Basis der EU-Vorgaben entstanden sind.

KI-Kompetenz wird verpflichtend

Im Zuge des AI-Acts treten zum 02.02.2025 neue Anforderungen in Artikel 4 des AI-Acts für Unternehmen in Kraft. So müssen alle Mitarbeiter:innen, die aktiv KI-Tools in ihrem Arbeitsalltag nutzen, über eine ausreichend hohe Kompetenz zur Verwendung verfügen. Dies bedeutet schlichtweg, dass Ihr Team wissen muss, was es macht, welche Chancen und Risiken die Tools bergen, und erklären können muss, wie diese Tools arbeiten. Dabei macht die EU in der Verordnung übrigens keinen Unterschied in der Unternehmensgröße oder den Umsätzen.

1. Ausgangsanalyse

Stellen Sie zunächst innerhalb einer Ausgangsanalyse fest, welche Tools aktiv im Unternehmen genutzt werden. Bei vielen Systemen werden Sie überrascht sein, dass bereits in diesen künstliche Intelligenz integriert wurde. Neben den typischen Sprachmodellen von Google, OpenAI oder Amazon haben auch die Videoplattformen TikTok, YouTube und Co. schon längst Features integriert.

Halten Sie die Analyse in einem offenen Rahmen fest, ohne Druck gegenüber den Mitarbeiter:innen – schließlich können Tools, wenn sie richtig eingesetzt werden, viel Zeit sparen und sollten daher willkommen im Unternehmen sein.

Dieser Prozess kann je nach Unternehmensgröße und Branche bereits sehr umfangreich und aufwendig sein. Daher legen wir mittelständischen Unternehmen bis hin zu Konzernen an dieser Stelle bereits ein Consulting-Projekt nahe, bei dem externe Partner alle Schritte ausführlich und mit Erfahrung abarbeiten.

2. Themenschwerpunkte in den Abteilungen definieren

Mit den Daten der Ausgangsanalyse können Sie nun besser einschätzen, wo in Ihren Abteilungen einerseits KI besonders häufig eingesetzt wird und andererseits, welche Systeme das sind. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Tools zu standardisieren und zu selektieren, wenn Sie unterschiedliche Anbieter vorfinden.

3. Bedarfsanalyse in den Abteilungen und Interessen

Sprechen Sie mit allen Abteilungen, die KI aktiv einsetzen oder dies in Zukunft möchten. Definieren Sie während dieser Gespräche auch, welche Fragen die Mitarbeiter:innen besonders häufig beschäftigen und wo noch Nachholbedarf im Fachwissen besteht.

Durch diese Analyse finden Sie heraus, welche Themen die Mitarbeiter:innen besonders beschäftigen, und können daraus den richtigen Anbieter für Workshops und Weiterbildungen mit den passenden Schwerpunkten wählen.

Nutzen Sie die Gespräche auch, um herauszufinden, in welchen Fachbereichen sich jede Abteilung vertiefend weiterbilden möchte. Warum ist dies notwendig? Der AI-Act sieht keinen „Standard“ an KI-Kompetenz vor, sondern macht die KI-Kompetenz abhängig von der Branche, den alltäglichen Aufgaben und den verwendeten Systemen. So sollte jede Abteilung neben einer Grundausbildung ein vertiefendes Wissen in einem eigenen Workshop erhalten.

4. Workshops und regelmäßige Weiterbildungen anfragen

Nun können Sie sich Angebote für Workshops und Weiterbildungen einholen. Achten sie darauf, dass für Ihre eigene Dokumentation die Anbieter Zertifikate bereitstellen und mit dem AI-Act und seinen Anforderung vertraut sind. Eine Auswahl an passenden Workshops finden Sie beispielsweise hier.

Künstliche Intelligenz ist wie das Internet eine neue Infrastruktur, die bleiben wird. Daher sollten Sie Ihre Mitarbeiter:innen auch in regelmäßigen Abständen über Neuerungen informieren und weiterbilden.

Wir empfehlen daher einen Sammelvertrag mit einem Workshop-Anbieter, der jährlich neu verhandelt wird. So ein Sammelvertrag kann beispielsweise sechs Schulungen pro Jahr vorsehen, mit rotierenden Inhalten, und ist besonders auf der administrativen Seite leichter zu buchen, statt für jedes Thema einen eigenen Anbieter zu recherchieren und zu buchen.

KI-KOMPETENZ WORKSHOP

KI im Arbeitsalltag nutzen und sich vor Fakes schützen

Die Context-Verify Workshops bilden Sie und ihr Team optimal für die neue KI-Kompetenz-Verordnung aus. Profitieren Sie von unserem Fachwissen direkt aus der Entwicklungsbranche. Leicht verständlich, persönlich durchgeführt, vor Ort und digital.

5. Gemeinsam KI-Guideline und Playbook entwickeln

Dank Ihrer Workshops sind Ihre Mitarbeiter:innen nun umfangreich im Umgang mit KI-Tools geschult. Das erworbene Wissen sollten Sie an dieser Stelle auch gleich nutzen, um gemeinsam die Regeln der Nutzung, auch Guideline genannt, im Team zu erarbeiten.

In diesen setzen Sie nicht nur transparent für alle fest, welche Tools genutzt werden dürfen, sondern auch, wo die inhaltlichen, ethischen und rechtlichen Grenzen bei Ihnen und aus Sicht des Gesetzgebers liegen.

Visualisieren Sie die Inhalte in einem Playbook anschaulich und erstellen Sie auch Reminder-Slides für Team-Events, die nochmals alles Wichtige in Erinnerung rufen.

Unsere „Weisheiten“ der KI-Kompetenz

Wenn Sie diese Schritte durchgearbeitet haben, ist Ihr Team gut für den Einsatz von künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag geschult. Zuletzt wollen wir Ihnen noch einige wichtige Hinweise geben:

KI ist gekommen, um zu bleiben. Mit regelmäßigen Fortbildungen unterstützen Sie Ihr Team und automatisieren lästige Aufgaben, die im Arbeitsalltag Zeit fressen.
Workshops benötigen Zeit und Geld, Verstöße gegen den AI-Act jedoch wesentlich mehr.
Nutzen Sie Full-Service-Partner. Besonders zu Beginn kann ein Partnerunternehmen Ihnen wichtige organisatorische und inhaltliche Aufgaben abnehmen.
In-Person-Workshops als Start. KI ist, besonders wenn noch keine gemeinsame Strategie vorhanden ist und jeder über unterschiedlich ausgeprägtes Wissen verfügt, nicht gerade leicht. Setzen Sie in den ersten Jahren verstärkt auf Workshops mit Referenten, statt auf Online-Kurse. Ihre Mitarbeiter:innen werden es Ihnen mit Nachfragen danken.

Zusammenfassung

Der AI-Act 2025 verpflichtet Unternehmen in Deutschland und Österreich, alle Mitarbeiter:innen, die aktiv KI-Tools nutzen, umfassend zu schulen, um Chancen, Risiken und Funktionsweisen dieser Technologien zu verstehen.
Der Blog empfiehlt einen strukturierten Ansatz: Beginnend mit einer Ausgangsanalyse der eingesetzten Tools, über die Festlegung abteilungsspezifischer Themenschwerpunkte und Bedarfsanalysen bis hin zu regelmäßigen Workshops und Weiterbildungen.
Abschließend sollen die gewonnenen Erkenntnisse in Form von internen Guidelines und einem Playbook festgehalten werden, um ethische, rechtliche und betriebliche Standards im Umgang mit KI zu gewährleisten.

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